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Remote control, come migliorare efficienza ed efficacia del lavoro a distanza: quello che ho sentito al secondo webinar The Real Business of Wine

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Remote control, come migliorare efficienza ed efficacia del lavoro a distanza: quello che ho sentito al secondo webinar The Real Business of Wine
Prosegue l'interessante ed encomiabile iniziativa di Polly Hammond e Robert Joseph di realizzare seminari on line su come affrontare l'attuale situazione di emergenza. Venerdì l'argomento era "Remote control" (non credo ci sia bisogno di traduzione) ed i partecipanti erano:

- Camilla Lunelli: Direttore della comunicazione e dei Rapporti Esterni del Gruppo Lunelli (Ferrari, Bisol, Segnana, Surgiva, Locanda Marangon e Casale Podernovo).

- Rebecca Hopkins: co-titolare e Direttore Comunicazione di Folio Fine Wine Partners, agenzia di marketing ed importatore di vini son sede a Napa – California.

- Laura Catena: Amministratore Delegato della cantina argentina Catena Zapata, membro del CdA della Scuola di Viticoltura ed Enologia dell'Università di California – Davis, Pediatra di medicina d'emergenza al California Pacific Medical Center di San Francisco, co-direttore della cantina argentina Caro, fondatrice e titolare della cantina Luca Wines e fondatrice dell'istituto del vino "Catena", sempre a Mendoza – Argentina (e questi sono solo le cose che fa ADESSO, omettendo gli incarichi svolti in passato)

Oltre ovviamente a Polly Hammond e Robert Joseph come moderatori.

Se volete iscrivervi ai prossimi seminari, potete registrarvi sul sito The Real Business of Wine Series, mentre se volete vedere la registrazione dei seminari andate sul canale Youtube.

Se invece volete sapere cosa ho portato a casa io dal webinar, con l'aggiunta di alcune considerazioni che derivano dalla mia personale esperienza professionale, continuate a leggere.


Smart work NON è un'espressione inglese.

Mi rendo conto che si tratta di una piccola precisazione, ma ve lo dico nel caso in cui stiate parlando con uno straniero e lui non capisca l'espressione "Smart work" o "Smart working" come lavoro a distanza. Non la capisce perché si tratta di un anglicismo italiano, non di inglese.


Organizzazione ed (auto)disciplina nel seguirla / utilizzarla sono i concetti chiave per lavorare a distanza in modo efficace ed efficiente.

Costruite un'organizzazione, ossia strutture e processi, con l'obiettivo che gli ingranaggi girino da soli senza che voi dobbiate continuamente azionare la manovella per farli muovere. Oliate bene i meccanismi perché si muovano con fluidità ed intervenite per guidare la direzione e, se necessario, rallentare o accelerare.

Come si concretizza questa metafora:

- Definite un sistema di comunicazione continua e programmata. Prevedete un calendario fisso di incontri (telefonici, videoconferenza, ecc…) e rispettatelo. In questo modo tutti sapranno quando ci si "vede" e saranno tranquilli riguardo alla condivisione di quello che stanno gestendo. Io ad esempio tutti i lunedì pomeriggio facevo la riunione dell'ufficio marketing. Poteva durare 15 minuti o 2 ore a seconda degli argomenti all'ordine del giorno, ma si faceva sempre.

- Per ogni incontro, non importa se siete in 2 o in 20, condividente sempre IN ANTICIPO, la lista degli argomenti in discussione.

- Arrivate preparati agli incontri. Fare l'elenco degli argomenti e prepararli aiuta moltissimo a trovare le soluzioni. Non accettate MAI qualcuno che arriva esponendo un problema e chiedendo "Cosa facciamo?" (o peggio ancora "Cosa devo fare?"). Rispondetegli "Non lo so, cosa faresti tu, che stai seguendo la questione?".

- Facilitate la condivisione delle informazioni in modo strutturale, non facendo girare decine di e-mails. Credo che una delle poche cose che ho imposto ai miei collaboratori durante tutti questi anni, sia stato quando ho voluto che tutti i brand managers organizzassero le informazioni seguendo la medesima struttura di cartelle e sotto-cartelle (avevamo i computer condivisi in lettura in una intranet).
Mi è costato più di qualche discussione, ma rendeva la condivisione delle informazioni estremamente più fluida e quando 2 persone su 5 hanno dovuto contemporaneamente assentarsi dal lavoro per un lungo periodo è stato cruciale per rimanere a galla.

Su questo aspetto i partecipanti al seminario hanno fatto una sottolineatura importante: oramai ci sono diversi strumenti per la gestione dei gruppi di lavoro a distanza, cercate di scegliere quello che piace di più ai partecipanti del gruppo di lavoro e/o prevedete la formazione necessaria perché gli diventi famigliare. Viceversa, per quanto teoricamente valido siano gli strumenti, il lavoro risulterà sempre farraginoso.

- Siate brutali con la puntualità. Una persona in ritardo di 5 minuti ad una riunione di 6 persone significa mezz'ora persa.


Rendete autonomi i collaboratori

Il termine inglese è "empowerment", che letteralmente si traduce con "potenziare", ma non so se rende altrettanto bene l'idea. Il concetto è che le persone devono essere in grado di fare e gestire il proprio lavoro. Per farlo devono avere gli strumenti, le capacità e la volontà.

Gli strumenti sono quelli descritti nel punto precedente, ma anche la conoscenza dei propri obiettivi singoli e di quelli collettivi dell'azienda.

Le capacità si sviluppano con la formazione e non dimenticate mai che se siete responsabili di un gruppo di lavoro siete sempre anche dei formatori, che vi piaccia oppure no.

Faccio un esempio: se un vostro collaboratore vi ha preparato una presentazione/relazione per l'incontro con un cliente o con un fornitore e secondo voi è inadeguata potete dire "Lasciala qua, che poi ci penso io" oppure "Devi cambiarla in questo modo per queste ragioni". Il risultato in termini formativi, e quindi autonomia futura, delle due risposte è nettamente diverso.

La volontà si può alimentare / stimolare, ma raramente si può portare da fuori: deve nascere dall'interno delle persone.

Per rendere autonome le persone non c'è strada migliore che dargli … autonomia. Prendete coscienza che, anche se foste i più bravi al mondo, volendo fare tutto voi i risultati sarebbero peggiori di quanto non succeda delegando. A maggior ragione lavorando a distanza.


Essere disponibili, non significa essere sempre a disposizione

Sapere e poter lavorare a distanza non significa essere in servizio 24 ore su 24. Non siate assillanti e non lasciatevi assillare, le relazioni (lavorative) migliori sono quelle in cui è possibile prendersi e dare il proprio tempo.


Stabilire una routine aiuta a focalizzarsi e a non esaurirsi

Lavorare a distanza, che spesso significa da casa e soli , può essere mentalmente estremamente faticoso. Specialmente nella situazione attuale in cui siamo costretti a non uscire. C'è sia il rischio di distrarsi che quello di sovraccaricarsi troppo. Per sfuggire ad entrambi è utile avere, e mantenere, un programma di lavoro.

Datevi un orario e rispettatelo. L'orario deve comprendere anche le pause necessarie per permettere alla mente di distrarsi. Quindi controllare le mail di lavoro NON è una pausa. Può invece essere utile meditare, fare stretching, o anche semplicemente ciondolare in giro per casa. Fondamentale nelle pause spostarsi dalla posizione di lavoro.


Il meglio è nemico del buono

Significa accettare che non sempre tutto può essere perfetto.

Laura Catena l'ha espresso come il concetto di "accontentarsi del 7+" (lei letteralmente ha detto "accepting the B-").

Vista la quantità ed il livello di cose in cui è coinvolta io però ho il sospetto che di fatto sia più vicina ad una frase di Mario Andretti (famoso pilota automobilistico italo-americano degli anni '60 e '70, fino ai primi '80) che cito frequentemente: "Se tutto è sotto controllo, stai andando troppo piano".

Ossia, va ridimensionata è l'ansia di controllo, non il risultato a cui arrivare.

Concludo con alcuni spunti sparsi, non classificabili in argomenti precisi:

Se dovete stare / lavorare da soli per molto tempo, fatevi compagnia con la musica (io personalmente preferisco la radio, con anche qualcuno che parla. Ma son gusti).

Per lavorare in gruppo a distanza le applicazioni Zoom e Microsoft Teams sono meglio di Skype (verso la fine del seminario Polly Hammond aveva elencato anche altri strumenti, ma non sono riuscito scriverli. Guardatevi la registrazione).

Fare degustazioni ed interagire con opinion leaders on-line è più semplice di quanto sembra e l'attuale situazione di confinamento lo sta rendendo ancora più "normale" e frequente. Io ci provo martedì e poi vi faccio sapere.

Se la vostra connesione internet vi sembra lenta ci può essere una soluzione efficace quanto semplice: attaccate il computer direttamente al cavo invece di usare il wi-fi.


Nel vino operiamo nel settore del piacere e dell'intrattenimento 

Questo l'ha detto Rebecca Hopkins, testualmente "We are in the industry of pleasure and entertainment. Non c'entra niente con l'argomento del seminario e del post però mi sembra illuminante di come viene percepito il vino da una parte delle persone/consumatori. Quanti? Dipende dal mercato, ma direi da molti a moltissimi.
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